
XEROX: CALIDAD TOTAL EN MÉXICO
El presente artículo
es resultado del avance del proyecto de investigación "Calidad total:
reto para las organizaciones del siglo XXI" que se está realizando
en la Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Azcapotzalco. La
presente investigación se realiza con la colaboración de
Julio Blackaller, profesor del ITESM-CEM.
Aquí pretendemos
incursionar sobre el programa de calidad total implantado en Xerox Mexicana
S.A de C.V. esta primera aproximación la hacemos con base en los
documentos que la empresa ha publicado para dar a conocer los beneficios
que ha logrado a través del programa que ellos han denominado "Liderazgo
a través de la calidad".
Nos interesó
Xerox porque es una empresa que ha ganado varios premios a nivel nacional
como el Premio Nacional de Calidad en 1990, e internacional como: US Bladige
Award (1989) y el Premio Europeo de Calidad (1992).
En el presente artículo
no reflexionamos sobre los conceptos teóricos de la calidad, éste
es trabajo que ya hemos realizado en otros trabajos presentados en esta
misma revista, tampoco hacemos comparaciones con los modelos de calidad
de otras empresas, por cuestiones de espacio nos centramos en la empresa
Xerox y el cómo implantó su modelo y reflexionamos sobre
lo que observamos del modelo, su implantación e importancia.
La calidad: un cambio necesario
Thomas S. Kuhn en su
obra La estructura de las revoluciones científicas (1991) establece
una clara visión de lo que son y cómo actúan los paradigmas,
filtrando u ocultando la información, y nos hace reflexionar sobre
su importancia, a través de la definición de su propio concepto
de paradigma.
Por otra parte, José
Cruz (1994) nos plantea la necesidad de estudiar y revisar cómo
se puede romper paradigmas y provocar el cambio. En este orden de ideas,
comenta que el siglo XX es uno de los períodos de la historia que
presentan la necesidad de adaptarnos a cambios rápidos, pero el
siglo XXI, en cuyos albores nos encontramos, traerá cambios aún
más veloces; esto nos hace enfrentar nuevos paradigmas, y aquí
lo importante consistirá en la capacidad para adelantarnos a estos
cambios.
Para lograr lo anterior,
nuestra visión debe ser entrenada para "mirar muy lejos", para esto
la clave del futuro será la información: estar informado
será una obligación personal e institucional; asimismo, estar
capacitado para el manejo de dicha información; la tercera clave
será romper paradigmas con base en la flexibilidad de ideas para
poder tener una muy buena perspectiva. Los paradigmas son creencias o moldes
en los que acomodamos nuestra conducta y los datos. Tienen una fuerza enorme
ya que actuamos casi automáticamente de acuerdo con los paradigmas.
En cualquier tiempo
de la historia el hombre ha creado paradigmas. Cada cultura, cada pueblo,
organización y hombre, crean sus propios paradigmas. En su necesidad
de creer, el ser humano fija los motores de sus acciones a través
de creencias que son paradigmas, sólo así es capaz de ubicarse
en espacio y tiempo, para ver su medio natural como un todo al que se integra.
Sin estas creencias no se sentiría cómodo, seguro ni
protegido.
Los paradigmas forman
redes de conducta en las personas y provocan actitudes en cadena o sinergía.
Los seguidores de un paradigma determinado actúan en congruencia
con el paradigma común; el cual actúa en red, provocando
sinergía o lo que es lo mismo, un efecto multiplicador.
Sostener paradigmas
flexibles que puedan romperse o destruirse fácilmente, así
como crear nuevos, nos lleva a revisar permanente y sistemáticamente
objetivos vitales y a efectuar cambios en la vida personal, familiar u
organización a la que se pertenezca.
Esta misma actitud
en organizaciones y empresas, las conduce a gran cantidad de mejoras, pero
requiere gran velocidad de respuesta para mejorar servicios, productos
y satisfacer a los clientes. Operar con paradigmas flexibles permite optimizar
los recursos y volver más competitivas las organizaciones, ya que
se realiza una revisión permanente de políticas y procedimientos.
El cambio es necesario
e inevitable, ya que renueva estructuras y siembra el crecimiento; es una
constante en el universo, no hay nada ni nadie que no esté sujeto
al cambio. Por supuesto, no todos los cambios son necesariamente buenos,
pero todos, indistintamente, son necesarios. De aquí que los nuevos
paradigmas sean propuestas ante las nuevas necesidades, siempre y cuando
seamos capaces de detectarlas, producir cambios y, sobre todo, de satisfacer
los requerimientos insatisfechos.
Anticiparse al cambio
implica conocer las necesidades no satisfechas y anticiparse a los cambios
violentos o sorpresivos. Con esta reflexión como antecedente, pasemos
al planteamiento de David N. Griffiths (1995), quien afirma que cualquier
organización, que desee implementar un programa de calidad total,
debe tener presentes los siguientes elementos, independientemente de su
tamaño:
Xerox es una de las
empresas multinacionales más importantes, no sólo de México
sino del mundo, se dedica a la rama de productos y sistemas para oficina,
cuenta con gran variedad de productos para el procesamiento de documentos.
Tiene su origen en
Astoria, N.Y., con el invento de Chester Carslon en 1938. Las palabras
Xerografía (para el proceso) y Xerox (para el producto) fueron introducidas
en el mercado en 1948. La Corporación Xerox surge en 1959 con la
primera copiadora automática (Xerox 914); en México comienza
a operar en 1962 con la comercialización de 20 copiadoras1
y en 1968 se inicia la etapa de manufactura con la planta ubicada en el
municipio de Tlalnepantla, Estado de México, la cual abastece al
mercado nacional, logró sus primeras exportaciones a diferentes
países de América Latina. en 1977. Es interesante señalar
que la planta de Tlalnepantla inició con un programa de integración
nacional, que pretendía no solamente abastecer el mercado interno,
sino desarrollar proveedores locales (Calidad total, Caso 5, 1990).
De acuerdo con la
estrategia de descentralización, aplicada por el gobierno del país,
se constituyó una nueva planta industrial fuera del área
metropolitana, ésta contó con las técnicas más
avanzadas y actualmente se ubica en el corredor industrial del Estado de
Aguascalientes.2
Fabrica alrededor de 200 productos y componentes, tales como los equipos
de impresión electrónica, fax, máquinas de escribir
electrónicas, equipos de ingeniería, copiadoras, etcétera;
90% de estos productos se exportan a Estados Unidos, Canadá y Brasil,
entre otros países latinoamericanos (Expansión, abril 14,
1993).
La planta de Aguascalientes,
ganadora del Premio Nacional de Calidad en 1990, posee una plantilla de
1,000 trabajadores,3
de los cuales 40% son mujeres, con una rotación del personal del
5 al 8 %. Además, cuenta con un alto nivel de automatización
en algunas fases del proceso de armado y ensamblado de máquinas
de escribir, en el de ensamblado de tarjetas electrónicas y en el
de vaciado e inyección de piezas plásticas (Rojas, N. 1990).
Para el ensamblado
de reparación y reensamblado de máquinas de escribir y fotocopiadoras,
operan estaciones definidas en torno a acciones especificas, pero no tienen
flujo continuo automatizado, característico del armado de motores,
sino que se realiza, principalmente, por mano de obra femenina. En esta
planta el único proceso que cuenta con un flujo continuo automatizado
es el ensamblado de tarjetas electrónicas, que agrupa un contingente
muy limitado de trabajadoras (18 a 20) en cinco fases especificas:
a) Establecimiento de grupos familiares
Los grupos familiares los integran un jefe y colaboradores. El primero es el que forman el director general y los directores ejecutivos que le reportan. Si uno de ellos tiene subordinados, con ellos forma otro grupo familiar y así sucesivamente, hasta abarcar todos los niveles de la organización. Cada grupo familiar tiene una misión, que no es otra cosa que la razón de ser, el motivo por el cual fue creado. Esta misión se hace en forma de cascada, a partir de la misión de la dirección general, se establecen las misiones de las direcciones ejecutivas; a partir de éstas las gerenciales y de ahí las operacionales restantes.
b) Entrenamiento
A través del entrenamiento, se transmiten los conceptos, principios, procesos y herramientas que representan la calidad. Esto también a manera de cascada. El proceso se da de la siguiente manera:
Las herramientas que más se utilizan en el "liderazgo a través de la calidad" son clasificadas en :
Gráfica
utilidad
Pasos para
Aplicación/ejemplo
construir
| Gráfica tendencia/control
|
Ayuda a analizar el comportamiento de una actividad a través del tiempo, revelando la tendencia | 1.Trazar 2 líneas perpendiculares entre sí (ejes) 2. Marcar periodo de tiempo (escala), días, semanas, meses, años, eje horizontal. 3.Marcar el rango de mov. del output o actividad. 4. Para cada periodo en el tiempo se marca el valor que corresponda en el eje. vertical |
Volumen copiado mensual promedio X 26,000 (20 meses)
|
Diagrama de causa/efecto
|
Esta gráfica ayuda a tener una idea clara de todas las causas o factores que tienen efecto en alguna actividad determinada (output) | 1. Establecimiento del problema en términos mesurables. 2. Identificar las causas globales que están afectando a éste. 3. Asignar porcentajes a cada causa global, de tal forma que la suma sea 100. .Identificar otras causas que afecten las causas globales. 5. Proceder como en punto 3 para cada conjunto de subcausas |
|
| Diagrama de flujo
|
Esta herramienta es vital en cualquier proceso de trabajo y nos ayuda a conocer de una forma esquemática los pasos que se tienen que llevar a cabo para poder obtener un resultado de interés (output) | 1. Listar en forma ordenada y de inicio a fin: a) actividades b)puntos de decisión que involucra el proceso completo que produce el output de interés. 2. En la construcción del diagrama de flujo tomar en cuenta lo siguiente simbología: Inicio o terminación(1); actividad en proceso (2);Input u output (3); Puntos de decisión (4) | Proceso de solución
de problemas
|
| Hoja de control
|
herramienta natural para controlar la frecuencia de aparición de factores que son de interés para nosotros | 1.Identificar los factores que se quieren controlar. 2.Establecer la forma en que se van a medir. 3.Limitar la longitud de tiempo (periodos). 4. Vaciar la información en cada periodo. 5. Hacer esto en forma continua | Control de llamadas de
mantenimiento no programadas
|
| Gráfica de barras
|
Esta gráfica, a diferencia del histograma, no requiere de orden ya que la información es nominal. Sin embargo es muy útil para comparar cuáles factores o causas son más frecuentes | 1. Construir la hoja de chequeo. 2. Tomar la información de la columna de total. 3. Dibujar las barras correspondientes de acuerdo con una escala establecida, identificando cada factor con la barra que corresponde | Control de llamadas de
mantenimiento no programadas
|
| Gráfica de Pareto
|
Esta gráfica de Pareto es una forma particular de ver una gráfica de barras en forma vertical. La gran utilidad es que permite determinar qué problemas hay que resolver y en qué orden | 1. Construir la hoja de chequeo. 2. Tomar la información de la columna de total. 3. Calcular porcentaje relativo al total. 4. Ordenar la información de mayor a menor de acuerdo a los porcentajes. 5. Trazar 3 ejes: uno horizontal y dos verticales. 6. En el eje vertical izquierdo señalar las unidades; en el derecho señalar los porcentajes. 7. Dibujar con barras juntas cada valor de los factores (por orden de importancia). 8. Trazar línea que una los porcentajes de factores acumulados. Nótese que la suma total debe ser 100%. | Causas de quejas de servicio
telefónico
|
d) Comunicación
Xerox se percató
que la comunicación era un elemento muy importante; si quería
que el programa de calidad total funcionara, debía reflexionar sobre
el hecho de que una buena comunicación representa un mejor control,
permite la expresión de sentimientos, proporciona la información
necesaria para la toma de decisiones y propicia la motivación.
Durante el proceso
de comunicación existen barreras que impiden que el mensaje llegue
al receptor tal y como el emisor lo desea. Tales obstáculos son:
el lenguaje, la filtración, la percepción selectiva y las
emociones, entre otros elementos.
El lenguaje es un
factor delicado, ya que el significado de las palabras difiere entre cada
una de las personas debido a su edad, escolaridad y sistema cultural; la
filtración se refiere a la manipulación con la que se maneje
una información y/o mensaje, es decir, en una empresa una información
va distorsinándose conforme avance de nivel, ya que intervienen
algunos factores como los intereses personales. La percepción selectiva
se vincula con el receptor, que traducirá el mensaje de acuerdo
con sus necesidades y características personales; su realidad no
será la que el emisor pretenda dar. Por último, las emociones
hacen que la traducción del mensaje dependa del estado de ánimo
del receptor; éstas obstaculizan o favorecen la comunicación.
Para reducir al mínimo
este tipo de barreras, Xerox propuso una retroalimentación constante,
es decir, muchas veces surgen malos entendidos, para solucionar esto es
necesario hacer las aclaraciones pertinentes. Otro elemento para ayudar
a disminuir las barreras es usar adecuadamente las habilidades de interacción
(cabe señalar que este punto es fundamental durante el entrenamiento
de "liderazgo a través de la calidad") éste se concentra
en el comportamiento verbal de los grupos. De acuerdo con esta estrategia
existen 11 categorías de comportamiento verbal: propuesta, ampliación,
apoyo, desacuerdo, defensa, requisición, contribución, resumen,
verificación, inclusión y exclusión.
Después de
diversas investigaciones acerca del comportamiento verbal, se llegó
a la conclusión de que después de tener 11 categorías
se podían clasificar en tres clases: iniciación, reacción
y clarificación: De iniciación son aquellos que aportan ideas,
sugerencias, propuestas. De reacción quienes facilitan la conversación
abierta al apoyar o desaprobar ideas, sugerencias; dicen lo que la mayoría
piensa. Por último, de clarificación son los que promueven
un análisis más profundo de los temas, se da un mayor intercambio
de ideas. Existe una cuarta, se le denomina como proceso y ayuda a controlar
la participación de los miembros del grupo.
Estos comportamientos
recibieron mucha atención para poder aprovechar los beneficios que
representan. Se busca que en una junta de un grupo familiar estén
presentes estos tres tipos de actitudes, ya que una buena combinación
resulta muy provechosa. Sin embargo, si esto no se utiliza adecuadamente,
resulta contraproducente.
e) Proceso de solución de problemas
Es un método sistemático para resolver conflictos que evita el planteamiento de soluciones no efectivas, ya que el problema se ataca desde la raíz. Existe un cuadro guía de dicho proceso en el cual se específica lo que debe hacerse en cada paso y lo que se pretende lograr en cada uno, es decir. los resultados deseados. Xerox busca con esto evitar que los grupos o individuos que están involucrados lleguen a una solución no confiable. Asimismo, evitar involucrar a personas que no son necesarias. Los pasos son seis y cada uno consta de un objetivo, pautas a seguir y un plan de acción:
Este procedimiento busca mejorar las prácticas interiores de Xerox, pues al dar satisfacción a los requerimientos del cliente interno, se darán productos y/o servicios que posteriormente satisfagan al cliente externo. Dicho proceso consta de varios pasos clasificados en tres etapas:
ETAPA
PASOS
Identificar el out put
Identificar clientes
1) Planificar para la calidad
Identificar requerimientos del cliente
Traducir los requerimientos del cliente
Identificar etapas en el proceso de trabajo
2) Organizar para la calidad
Seleccionar estándares de medición
Determinar la capacidad del proceso de trabajo
3) Controlar para la calidad
Evaluar resultados
Reciclar
Durante la primera
etapa se pretende determinar cual es el out put, que no es sino
el producto o servicio que el empleado de Xerox produce como parte de su
trabajo y que pasa a la siguiente persona en el desarrollo de su trabajo,
a la cual se le denomina cliente, que a su vez puede ser interno o externo,
primario o secundario, es decir, el interno es la persona que recibe o
necesita el out put para poder continuar el proceso; externo es
el consumidor final. También se deben de identificar y traducir
los requerimientos del cliente, qué es lo que necesita, lo que espera,
saber si realmente el proveedor entendió y pudo realizar los requerimientos
del cliente.
Durante la segunda
etapa se busca identificar las actividades, información para lograr
el out put, lo cual se puede lograr a través del uso de algunas
técnicas como los diagramas de flujo o de ruta critica y por medio
de un control o plan sistemático que ayuda a evitar desviaciones
antes, durante y después del proceso; por último hay que
determinar si el proceso de trabajo tiene la capacidad para producir lo
que el cliente espera, de acuerdo con sus requerimientos, lo cual se puede
comprobar a través de un análisis estadístico, ya
que además de determinar si el proceso tiene la capacidad o no para
lograr el out put, en caso de que no lo tenga, permite identificar
en dónde está la falla.
En la última
etapa se comprueba si el out put cumplió satisfactoriamente con
los requerimientos del cliente, en esta etapa se toman dos decisiones
muy importantes, la primera: si no logro el nivel esperado de satisfacción
se retrocede al paso número tres (identificar requerimientos del
cliente) y se prosigue con el proceso. De lo contrario, si se cumplió
satisfactoriamente se buscará mantener el nivel de satisfacción
a través de un monitoreo de los resultados para asegurar el mejoramiento
continuo de la calidad.
Esta es, grosso modo, la estrategia de Xerox para implantar el programa de calidad total, con la cual ha ganado varios premios nacionales e internacionales. A partir de 1991 establecieron 10 puntos principales como prioridades para un constante desarrollo:
Como ya hemos mencionado
en la introducción el cambio es necesario e inevitable, ya que renueva
estructuras y siembra el crecimiento; es una constante en el universo;
todo lo existente está sujeto al cambio. Xerox cambió como
una necesidad ante la competencia. Además ha iniciado un proceso
de anticipación al cambio, adelantarse, justamente, para saber cuáles
son las necesidades no satisfechas y aventajar antes que el cambio se presente
en forma violenta o sorpresiva.
Xerox de México
tuvo presente al implantar su programa de calidad total lo que David N.
Griffiths menciona en su libro sobre la necesidad de que un programa de
calidad total debe tener presentes los siguientes elementos: clientes,
competencia, cambio, competitividad y sentido común.
También hemos
señalado que una organización interesada en implementar un
programa de calidad, debe concebirlo, no únicamente como un programa
o proyecto, sino como un proceso en constante movimiento del que se conoce
su inicio, no así su fin. Así pues, mientras más acciones
se realice, queda más por hacer; lo que origina el mejoramiento
continuo. Xerox de México inició el programa de calidad total,
éste ha tenido modificaciones en el transcurso del tiempo pero no
se ha abandonado la idea del programa aunque este cambie de nombre.
1.
El fundador de Xerox Mexicana, S. A. de C.V. es Sidney Stieglitz, quien
inició comercializando 20 copiadoras modelo 914 (primer modelo automático
que sacaba copias en papel
bond), en un primer momento la organización solamente contó
con 18 empleados; pero para 1963 la población de equipos instalados
ya había ascendido a 100 (FUNDAMECA,
Caso 5, 1990).
2.
Es muy interesante que Xerox se instalara en Aguascalientes, esto nos obliga
a detenernos un poco y reflexionar sobre este estado de la República
que tanto impulso ha tenido
recientemente. En los últimos años Aguascalientes ha experimentado
cambios económicos en su estructura, reconocibles en 3 ámbitos:
1) la estructura productiva y la fuerza de
trabajo; 2) la estructura del mercado de los productos locales; 3) la transformación
de los procesos productivos. El impulso industrial se ha dado por
el establecimiento de nuevas
empresas e inversiones (locales, nacionales y extranjeras), que sentaron
las bases para ampliar la estructura productiva y la reestructuración
de las antiguas empresas locales. Las
nuevas empresas se han ubicado en las ramas metalmecánica, automotriz,
electrónica y de alimentos, sumadas a las tradicionales: textil
(vestido y bordado), muebles y equipo de
oficina; ferrocarrilera; vitivinícola; agropecuaria y de lácteos.
Así que la industria de Aguascalientes está conformada por
2 tipos de empresas:
a) transnacionales: como de Nissan (automotriz); Xerox (electrónica),
Texas Instrument (electrónica) y Motodiesel Mexicana (automotriz),
y b) Grupos privados locales: entre los
más significativos, el Grupo Rivera (textil); Grupo Barba (confección
y vestido); Grupo Maty (confección y bordado), Grupo J.M. Romo muebles
cromados); Grupo Industrial de
Leche (lácteos); Grupo de la Industria López (textiles) y
el Grupo Ruiz Velasco (forja y fundición). En este estado de la
República se ha vivido una transformación que modificó
de
manera radical el perfil agrario y vitivinícola del estado, así
como su tradición rielera, lo que dio paso a una industrialización
que en muchos sentidos nada tiene que ver con la
tradición laboral de Aguascalientes (Rojas,N. 1990).
3.
N. Rojas, en el articulo publicado en El Cotidiano refiere que la planta
de Aguascalientes cuenta con 1000 trabajadores, pero Xerox Mexicana S.A.
de C. V. En el texto que presentó
para el caso 5 de FUNDAMECA, que la planta cuenta con "más de 1700
personas".
4.
En una entrevista que tuvo Joseph Juran con el Gerente General de
Xerox dijo que ...una crisis de oportunidad significa tomar una iniciativa
aún cuando todo vaya bien.
Cruz, José (1994),
Cómo romper paradigmas y provocar el cambio. El líder flexible
y el éxito empresarial. La experiencia japonesa, Colección
Siglo XXI, Orion.
FUNDAMECA, Calidad
total, Serie Casos, Caso 5, 1990.
Griffiths, David N.
(1995), Implementando la calidad. Con un enfoque hacia el cliente, Panorama
Editorial.
Hall H. Richard (1996),
Organizaciones, estructuras, procesos y resultados, Prentice Hall.
Ibarra, Eduardo y
Luis Montaño (1987), Mito y poder en las organizaciones. Un análisis
critico de la teoría de la organización, Trillas.
INEGI, Censo de población
1990.
Kuhn, Thomas S. (1991),
La estructura de las revoluciones científicas. FCE.
Lucas Marín,
Antonio (1994), Sociología de la empresa, McGraw Hill.
Ogliastri, Enrique
(1988), Gerencia japonesa y círculos de participación. Experiencias
en América Latina, Norma.
Perrow, Charles (1991),
Sociología de las organizaciones, McGraw Hill.
Rojas Nieto, José
Antonio (1990), "El desarrollo industrial reciente: el caso de Aguascalientes",
El Cotidiano, enero/febrero.
Schein, Edgar (1980),
Psicología de la organización, Prentice Hall.
Xerox, S.A. de C.V.
Entrenamiento y Desarrollo.
Xerox, S.A. de C.V.,(1995),
Liderazgo a través de la calidad, Xerox 2000.
Julio
Blackaller Rodríguez
Profesor del
ITESM, División Administración y Ciencias Sociales, Departamento
de Organización