Gestión y Estrategia / No. 11-12 / Enero Diciembre, 1997 /
En las últimas
dos décadas la tecnología de la información y su impacto
en diferentes facetas de los negocios y de la economía se ha visto
sometida a gran especulación y análisis. El impacto actual
y potencial de la tecnología de la información se pone en
relieve al observar los cambios, los descubrimientos y las innovaciones
ya características de los años noventa, mismos que se registran
en todos los fenómenos, desde los físicos hasta los económicos
y sociales.
Las tendencias del
entorno comercial, la globalización y el aumento de la competencia
internacional, aceleran el uso de la tecnología de la información
en las organizaciones. A nivel mundial y ante la competencia global, las
exigencias en cuanto a la coordinación de las operaciones y a la
necesidad de reaccionar rápidamente a los cambios, son hechos que
revelan el alcance de las tecnologías para la información
en el contexto actual de los negocios. Los significativos avances tecnológicos
en sistemas de computo, programas, bancos de datos y telecomunicaciones
refuerzan, en un movimiento cíclico, su utilización.
Tal vez lo más
notable de la tecnología de la información ha sido el cambio
en la nueva arquitectura de los elementos propios de las telecomunicaciones.
Entre los avances más relevantes se pueden citar el perfeccionamiento
para la homologación de las operaciones y los servicios en este
sector. Tal es el caso de la aplicación de fibra óptica para
optimizar los recursos y el empleo de centrales digitales en todas sus
divisiones.
Los fenómenos
de las redes locales y ampliadas, así como el intercambio de datos
y el correo a través de medios electrónicos, son manifestaciones
tecnológicas que, aceleradamente, empiezan a constituirse como vehículos
de conexión a nivel interorganización e intraorganización,
con todas las ramificaciones de comunicación estratégica
posibles.
Las instalaciones
y medios de producción se han trasladado de occidente a oriente,
a países asiáticos como Japón, Taiwan, Corea, Hong
Kong, Singapur y otros. Para hacer frente al éxodo de los medios
de producción de satisfactores, las organizaciones deben encontrar
nuevos modelos que posibiliten una posición superior con relación
a sus competidores; es probable que estos modelos se basen en centrar y
dirigir las organizaciones hacia el uso correcto de la tecnología
de la información, pues ésta es una de las claves para la
simplificación de las funciones que descansan en la información.
El nuevo desafío
para la disciplina administrativa proviene de la presencia de una economía
global, en la cual cualquier productor puede competir dentro del mercado.
Las empresas que producen bienes rivalizan por la participación
y se esfuerzan por lograr ventajas competitivas, apoyándose en los
costos bajos de las economías de escala y en la calidad.
La información y el trabajo administrativo
La información
se vincula estrechamente con la práctica de la administración.
La razón para adoptar esta perspectiva se sustenta en la creencia
fundamental de que la información influye poderosamente en el núcleo
de las actividades de la organización: en la elección de
los productos, en los mercados y los procesos a nivel de estrategias, y
en los métodos competitivos de cada uno de los segmentos de mercado,
a nivel de unidades estratégicas de negocios.
El impacto de la información
en la organización puede apreciarse con mayor claridad desde el
punto de vista de la administración estratégica, a partir
de las funciones operativas, ya que ésta tiene encomendadas las
tareas fundamentales de dirección y organización, así
como aquellas que conciernen a las relaciones con el ambiente externo.
Asimismo, la información es un elemento capaz de agregar valor a
la cadena de producción, pero que puede permanecer oculto entre
los gastos sin proporcionar beneficio alguno. La diferencia estriba en
la inversión que se realiza en los diferentes factores de la producción
a través de los sistemas informativos.
Esta inversión
en los sistemas informativos se compone de dos elementos: la mano de obra
y la tecnología de la información. En términos de
valor, la cantidad de información que tienen los productos rebasa
el contenido de recursos naturales en los mismos.
Para comprender y
aceptar el potencial de la información como recurso de transformación,
es necesario comprender el valor de aquella en la organización;
para lograr tal ejercicio de valoración deben relacionarse los parámetros
básicos de la economía con el impacto de la tecnología,
advirtiendo que la información es un tipo especial de activo circulante
e intangible.
El hecho es de importancia
cardinal en los medios de transmisión, pues el papel actual de la
información supera la función tradicional de los sistemas
de información, la importancia de la información radica en
la sustitución de los factores proverbiales como el precio, por
otros, como la rapidez de respuesta, la calidad y el diseño a la
medida.
Hoy, la competitividad
de las empresas depende de su capacidad de descifrar rápidamente
cuál es el valor de un producto o servicio desde le punto de vista
del cliente. No sólo se trata de disponer de información
valiosa para la toma de decisiones, sino de hacerlo antes que los competidores.
Según Itami (1987), en las organizaciones existen tres flujos básicos
de información; el ambiental (externo), el interno y el corporativo.
El flujo de información
ambiental se origina como consecuencia de la globalización de la
economía, por lo que las organizaciones debieron perfeccionar y
complementar las fuentes convencionales de información –generalmente
informales–, con otras nuevas, formales, internacionales y multisectoriales.
Las fuentes principales son de carácter jurídico, técnico,
económico, científico y social. También forman parte
de este primer grupo los eventos relacionados con el sector y con la competencia.
El objetivo de vincularse con esta información es obtener elementos
para realizar innovación (clave para la supervivencia). Sin embargo,
el simple suministro de este tipo de novedad informativa no garantiza el
desarrollo de la innovación. Son más importantes los esquemas
mentales que convierten datos en información o conocimientos que
los datos en sí mismos, por tanto, la información produce
innovación cuando se transfigura en conocimiento capaz de generar
una acción directa.
Continuando con la
apreciaciones de Itami, el flujo de información interna es el que
se genera por la actividad de la organización, a nivel operacional
y de experiencia (know how).
Por otra parte, el
flujo de información corporativa, de acuerdo con el mismo autor,
está constituido por aquella información que la organización
origina para que sea transferida al entorno exterior, ésta se dirige
especialmente a los beneficiarios naturales de dicha información:
a los clientes en forma de publicidad; a los distribuidores y proveedores
para mejorar la comunicación y agilizar la operación. Del
mismo modo, la organización envía información económica
y financiera a sus inversionistas, a los gobiernos y a las autoridades.
Por lo anterior, es evidente que mientras más control se ejerza
sobre la información que se produce para el consumo exterior, mayor
certeza se tendrá de la imagen que se proyecta.
Para profundizar sobre
este tópico, haremos uso de los resultados de dos investigadores
que han desarrollado investigaciones que abordan el tema de la colaboración
de la tecnología en la organización: Serino y Zack (1996).
Ellos definen a los datos como la representación típica de
símbolos no articulados, que usualmente no tienen significado inmediato,
pero cuando éstos se sitúan en un contexto significativo
y reciben una interpretación importante, se valoran como información.
Asimismo, reconocen al conocimiento como la acumulación estructurada
de información altamente significativa; en su análisis, categorizan
al conocimiento como explícito y tácito (lo que para Itami
es el flujo de información interna, operacional y de experiencia).
La primera categoría se distingue por el alto grado de articulación
entre la información y las posibilidades de transmisión;
la segunda se reconoce por la dificultad para articular la información,
pues ésta se deriva de experiencias directas y el conocimiento sólo
puede ser dividido a través de conversaciones altamente interactivas.
Estos autores también
proponen dos categorías para la aplicación de la información:
la distributiva y la colaborativa. Establecen que la distributiva es aquel
flujo de información que circula dentro y fuera de la organización,
estructurada para proveer acceso a los diversos puntos de vista del conocimiento,
siendo su principal objetivo manejar lo explícito.
En relación
con la colaborativa, señalan que es el soporte de interacción
de los individuos dentro de la organización, y se refieren al conocimiento
calificado anteriormente como tácito. Los avances y propuestas de
Zack y Serino, por tanto, resuelven dos aspectos sustanciales: el flujo
de la información en la organización y la selección
de ésta para el desarrollo de estrategias.
Para analizar minuciosamente
la relación entre la administración estratégica y
las tecnologías de la información, se expondrá un
análisis que gira alrededor de tres conceptos importantes: la administración
estratégica, la tecnología de la información y las
economías altamente competitivas.
El enlace entre la administración estratégica y la tecnología de la información
En virtud de la esencia
inacabadamente estructurada de la toma de decisiones, la planeación
estratégica recibía un apoyo mínimo debido al concepto
tradicional de la limitada importancia de los sistemas de información
en la administración. Los ingenieros de sistemas informativos y
los administradores se preocupaban de manera irrevocable por el tema de
eficiencia, es decir, de las mejores configuraciones posibles y operaciones
del sistema dado el nivel de los recursos disponibles.
El enlace que tiene
lugar entre la administración estratégica y la tecnología
de la información se puede describir a partir de la percepción
de Peter Keer (1981), quien señala lo siguiente:
El sistema administrativo
de información, desde la perspectiva tradicional, accionaba como
una función de servicio (al igual que la contabilidad, la mercadotecnia,
los recursos humanos y la producción) y tenía a su cuidado
las tareas de procesar, administrar y controlar eficientemente los subsistemas
de información.
Actualmente la tecnología
de la información ha transformado los sistemas sociales y económicos,
trasladando la estructura de la organización a un esquema horizontal,
ya que la tecnología proporciona la información necesaria
a los integrantes de la empresa que tienen funciones diferentes.
La administración
estratégica, apoyada por la tecnología de la información,
capacita a la organización para la integración de planeación
y acción; puede utilizarse para formar consorcios internos entre
funciones operativas distintas, que se centran en las relaciones que mantiene
la empresa con entidades externas tales como clientes, inversionistas y
proveedores.
Los sistemas son diseñados
para atender los requerimientos de información de los distintos
administradores, y se identifican utilizando metodologías estandarizadas
en la evaluación de los requerimientos informativos. En consecuencia,
los sistemas son evaluados a través de la aplicación de criterios
tales como el de oportunidad, calidad y confiabilidad, los cuales son elementos
que reflejan la capacidad técnica y operativa.
La tecnología
de la información capacita a los administradores para comunicarse
al interior de la organización, y suprime buena parte de los requerimientos
para ejecutar una amplia interpretación de las políticas;
también capacita a los individuos que se encuentran en los niveles
mas bajos de la organización para que contraigan mayores responsabilidades,
fenómeno que los analistas de negocios han definido como aplanamiento
de la organización. De igual modo, proporciona la infraestructura
necesaria para el ejercicio de modelos administrativos óptimos;
para conseguir que éstos funcionen se requiere de suministro de
información en todos los niveles.
Por lo anterior, el
intercambio de datos procedentes de los procesos de compra, distribución
y calidad por vía electrónica, hace factible que ambos lados
de la cadena productiva de valor se hallen mejor informados, esto deriva
en la existencia de inventarios reducidos, un nivel de calidad más
alto y la disminución de los costos generales.
Al reunir la administración
estratégica con la tecnología de la información se
posibilita la consecución de funciones gerenciales nuevas e integrales
así como la adquisición de un liderazgo organizacional que
apoye el desempeño de la empresa.
Por lo tanto, un sistema
de información estratégica interorganizativa puede considerarse
como un procedimiento que se extiende más allá de los límites
de una organización central, para enlazar múltiples organizaciones.
El potencial para incrementar estos enlaces, tiene por consecuencia el
logro de ventajas competitivas, que constituyen la razón más
importante para atender los sistemas de información desde el punto
de vista de la administración estratégica.
Las economías altamente competitivas
La administración
estratégica y el uso de la tecnología de la información
se ha transformado radicalmente, el rápido avance tecnológico
y el surgimiento de tecnologías complementarias han derivado en
economías con un alto grado de competitividad en cualquier sector;
la naturaleza del impulso competitivo en las economías puede explicarse
si se examina el grado de competitividad en los distintos mercados.
Robert Benjamín
y Michael Morton (1986), enfatizan esta idea, presentándola en función
de los precios relativos del capital y la mano de obra (la razón
del costo de una tecnología al costo del trabajo). Luego de las
tres décadas que siguieron a los años cincuenta, estos autores
encontraron que para seis grupos de productos: autos, alimentos procesados,
instrumentos, maquinaria y equipo fotográfico, se llegó a
un máximo de 1.7 veces en ésta razón al terminar una
década típica, es decir, una disminución precio–desempeño
del capital en comparación con el trabajo.
En contraste, durante
el mismo periodo, el desempeño de la industria de la tecnología
de la información ha mostrado una mejora que llega a las 25 veces.
Este desarrollo hace posible que los administradores utilicen las aplicaciones
basadas en la tecnología de la información a una fracción
del costo que hubieran debido pagar hace sólo unos cuantos años.
Últimamente
los avances son ostentosos no sólo en función del desarrollo
de la tecnología de la información, sino con relación
a su uso y explotación administrativa para obtener eficiencia, efectividad
y competitividad en el mercado. Si se realiza una evaluación conservadora
de las tendencias futuras es posible encontrar una correspondencia entre
la aceleración del desarrollo tecnológico y el aumento en
la función de la tecnología de la información en las
organizaciones modernas.
Las grandes empresas
de la competencia internacional y la desregulación han acentuado
las presiones competitivas y hecho más pronunciada la turbulencia
del ambiente de los negocios, obligando a las organizaciones a buscar con
mayor interés nuevas estrategias competitivas.
El rápido aumento
en el número de las alianzas estratégicas, fusiones y adquisiciones
de los últimos años son indicadores de ésta tendencia.
Para participar en economías densamente competitivas, las organizaciones
requieren maximizar el uso de determinantes fundamentales como: la tecnología,
la mano de obra, las tasas de interés, el tipo de cambio y las economías
a escala global .
En las industrias
internacionales existe una competencia fuerte, algunas dominan en una área
y algunas mantienen el liderazgo en otras, sin duda, la competitividad
económica se halla en un estado de flujo constante.
Para que las organizaciones
logren posiciones sólidas de inversión y comercio internacional
dentro de economías extremadamente competitivas, deben tomarse en
cuenta tres enfoques que deben implementarse para conservar la competitividad
económica: influir en las regulaciones comerciales, estar dispuesto
a comprar y vender en el comercio mundial, y desarrollar una orientación
global que permita a las empresas multinacionales operar, y no como simples
compañías locales que lleven a cabo negocios en el extranjero.
La experiencia revela
que el medio idóneo para que las organizaciones obtengan ventajas
competitivas es la realización y puesta en práctica de innovaciones,
tanto de carácter administrativo y estructural, como aquellas que
se consiguen a partir de la fusión o integración de un grupo
de organizaciones, hecho que a menudo se logra mediante las mejoras en
el uso de la información.
La administración
de la información y la cultura organizacional instauran un aspecto
fundamental en las fusiones corporativas; sí al combinar varias
empresas no se ejecuta una planeación que contemple el contexto
social, cultural e informativo de los participantes, es probable que se
generen problemas en la organización.
A medida que los administradores
comiencen a formalizar los cambios necesarios para explotar las capacidades
de la tecnología de la información, se presenciará
un incremento en el nivel de los beneficios. Igualmente, es de suma importancia
que el impacto y el potencial de su uso sean observados y analizados cualitativa
y cuantitativamente; cuando se crean mapas de conocimiento, también
hay que establecer estándares y medidas para evaluar la calidad
y el valor de la información, formar climas sociales apropiados
y obtener una infraestructura tecnológica adecuada.
Los administradores
deben evaluar el potencial específico de la tecnología de
la información, pues ésta crea, distribuye y combina el conocimiento
de las personas dentro de la organización. Actualmente, originar
ventajas competitivas requiere del desarrollo y la jerarquización
del conocimiento organizacional; el éxito llegará a las organizaciones
que sean capaces de aprovechar el poder de la tecnología de la información
para prevenir y resolver problemas.
El impacto más
benéfico de la tecnología de la información corresponde
a los movimientos innovadores de nuevas industrias, a la creación
de nuevos productos y servicios y al mejor posicionamiento en el mercado.
El significativo crecimiento, acrecentado por la tecnología de la
información a nivel macro económico, esta representado por
la aparición de numerosos mercados electrónicos, y el cambio
súbito en términos de precios, demanda y suministro de información.
La factibilidad de
las estrategias innovadoras para compartir, así como los productos
y servicios, generados por la aplicación tecnológica, brindan
a la administración un espectro totalmente diferente de oportunidades
y retos, las operaciones apoyadas por computadora dan como resultado un
mejor desempeño en general, en rubros como el uso del tiempo, la
calidad y el costo, por ende, en el rendimiento de la inversión
a plazos mas largos. Una mayor calidad y confiabilidad significan un mayor
suministro de valor a la cadena productiva.
Como se mencionó
anteriormente, utilizando eficientemente la tecnología de la información
se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos
acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como
disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas
a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.
El sistema de información
tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir
ventajas competitivas continuas; el uso creativo de la tecnología
de la información puede proporcionar a los administradores otra
nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o
servicios respecto de sus competidores.
Este tipo de preeminencia
competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso
de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir
una variedad más amplia de productos a un precio más bajo
y en menor tiempo que la competencia.
Bajo este contexto
se considera importante un liderazgo eficiente de la administración
estratégica para obtener ventajas competitivas exitosas, las cuales
son motivación para que los administradores de medio y alto nivel
realicen funciones específicas, con máximo beneficio para
la organización, y para que la información coordinada haga
posible que al intercambiar conocimiento, éste se transforme de
tácito a explícito, Zack (1993).
En este ámbito
global, la función de los administradores ha cambiado radicalmente
y las fronteras nacionales pierden objetividad, ya que las organizaciones
crecen y se expanden. Los administradores que no observen cuidadosamente
los cambios en sus ambientes globales o que fallen en responder con prontitud
a dichos movimientos, es probable que deban enfrentarse a grandes problemas
para posicionar su organización en un alto nivel competitivo.
Hoy en día,
el repunte avasallador de las empresas transnacionales y multinacionales,
las alianzas estratégicas y los tratados de libre comercio, estimulan
las grandes operaciones financieras y la aplicación del concepto
de desarrollo organizacional para empresas en un gran número de
países. Por tanto, las organizaciones deben enfocarse a promover
la incursión de sus productos o servicios, no sólo en un
segmento definido del mercado nacional, sino en el mercado extranjero,
además de homologar la calidad del desempeño de los recursos
humanos internacionalmente, la administración de franquicias, el
outsourcing y las licencias, son estrategias importantes para analizar.
El ambiente de negocios
globalizado ha forzado a las empresas a ser más competitivas; la
administración de carácter global tiene preocupaciones económicas
mayores, a diferencia de la que opera en una sola región; se requiere
de información sobre las tasas fluctuantes de cambio de divisas
y diferentes políticas fiscales. Por lo cual, las estrategias deben
establecerse en todos los niveles de las organizaciones; la administración,
en forma específica, tiene la obligación de desarrollar las
alternativas, y seleccionar un conjunto de tales oportunidades, mismas
que deberán ser compatibles con cada nivel, al tiempo que favorezcan
que la empresa incremente los recursos y las oportunidades existentes en
el ambiente.
Los administradores
que participan en la planeación de tecnología deben entender
las necesidades de información de la organización y la posición
estratégica relacionada de la tecnología, así como
estar pendientes de cambios en las tendencias.
Los procesos que se
vinculan con las tendencias tecnológicas, el ambiente y las necesidades
del mercado, tienen la responsabilidad de mantenerse en continuo cambio
sí la empresa desea mantenerse competitiva. La planeación
estratégica de tecnología así como la adquisición
e implementación de nueva tecnología como soporte a la estrategia
de la organización, debe constituir un esfuerzo constante.
Las organizaciones
que van a la cabeza en estos momentos, manteniendo su cultura, al promover
la creación del conocimiento y asegurando que éste se comparta,
poseen y fomentan valores como la apertura, la verdad, la cooperación
y colaboración, la búsqueda continua de información
y conocimiento; toman riesgos, experimentan y fomentan el respeto por la
experiencia de los otros.
Estas organizaciones
efectivamente administran la información; emplean y desarrollan
laboralmente personalidades que, al interior de la organización,
poseen un nivel apropiado y diversificado del conocimiento, con habilidades
y experiencias en la observación de la interacción de las
relaciones humanas; igualmente capaces para de entender y promover la integración
de las personas y ofrecer suficiente discreción y autonomía
para experimentar y generar oportunidades de aprendizaje. La lectura de
lo anterior, implica que es esencial considerar el ambiente cultural y
el impacto sobre los valores y las actitudes de los empleados con relación
a su trabajo, pues éste debe ser dirigido a partir de la responsabilidad
social para el desarrollo, del reconocimiento acerca del cuidado del ambiente,
de las expectativas del público, la ética profesional y la
imagen corporativa. Más allá de la creación de conocimiento
administrativo, en la organización se deben fomentar, tanto el clima
social como el contexto de trabajo que puedan sostener y orientar la creación
y el compartir la información.
Es decir: es importante
generar y exhibir normas que orienten a los integrantes de la organización
a investigar para desarrollar nuevas ideas, compartir y aceptar otras posiciones.
Todos los miembros tienen derecho a la información tanto como un
deber informacional, la búsqueda de la estrategia competitiva radica
en lograr que cada individuo cuente con la información requerida
para la toma de decisiones en su trabajo, la generación de información
no es exclusiva de un departamento o área, es tarea de todos, esta
puede ser una ventaja competitiva que no se produce fácilmente.
Cuando existe un clima
social adecuado es más fácil aprender y compartir información.
Con mecanismos como la formación de grupos organizacionalmente funcionales,
en los cuales convivan los individuos con una actitud de colaboración,
compartiendo información, conocimiento y responsabilidad, el trabajo
será más sencillo y se conseguirá la mejor aplicación
de la tecnología de la información en todos los niveles,
convirtiendo la estructura organizacional en un esquema flexible y fluido
capaz de adaptarse al cambio y de ensayar continuamente estrategias competitivas.